[Tips] Cách phát hiện người dùng sử dụng các tài khoản hàng tồn kho trong các bút toán Journal Entry thủ công

Khi người dùng tạo các Journal Entry (JE) sử dụng tài khoản kế toán hàng tồn kho, giao dịch không được đưa vào Inventory Audit Report. Các bút toán này làm cho giá trị sổ sách (số dư) của tài khoản hàng tồn kho thay đổi nhưng giá trị hàng tồn kho vẫn không thay đổi. Do đó, dẫn đến sự khác biệt giữa số dư (Account Balance) của tài khoản hàng tồn kho (152, 153, 155) và số dư hàng tồn kho trong Inventory Audit Report.

Cách phát hiện

• Sử dụng General Ledger Report

Bạn có thể sử dụng General Ledger Report để hiển thị thông tin chi tiết về các bút toán thủ công (Manual JE) có sử dụng tài khoản hàng tồn kho. Để làm như vậy, hãy thực hiện như sau:

1. SAP Business One Main Menu, chọn Reports → Financials → Accounting → General Ledger, cửa sổ General Ledger – Selection Criteria xuất hiện.
2. Bỏ chọn hộp kiểm Business Partner.
3. Chọn hộp kiểm Accounts. Tìm đến các tài khoản hàng tồn kho và chọn chúng.
4. Chọn khoảng ngày ghi sổ (posting date).
5. Chọn nút Expanded và chọn Journal Entries (JE). Chọn OK để đóng cửa sổ Expanded Selection Criteria.
6. Nhấp chọn OK để thực thi báo cáo.
7. Báo cáo liệt kê danh sách các JE sử dụng tài khoản hàng tồn kho và được nhập thủ công vào hệ thống.

[img] [/img]

• Sử dụng Query Generator

Bạn có thể sử dụng Query Generator và câu truy vấn (query) bên dưới để xác định các manual JE có sử dụng tài khoản hàng tồn kho.

1. Trên thanh công cụ, chọn Tools → Queries → Query Generator.
2. Chọn Execute để mở giao diện của Query.
3. Trong cửa sổ mở xuất hiện, chọn biểu tượng cây viết (Pen) để kích hoạt trường free text.
4. Trong trường free text, xóa nội dụng hiện có và dán câu query bên dưới

SELECT T0."TransId", T1."Account", SUM(T1."Debit" - T1."Credit") AS "Balance"
FROM OJDT T0 INNER JOIN JDT1 T1 ON T0."TransId" = T1."TransId"
WHERE T0."TransType" = 30 AND T1."Account" IN (SELECT DISTINCT "InvntAct" FROM OINM)
GROUP BY T0."TransId", T1."Account"

Nguồn: SAP Note 1009070