Các ảnh hưởng đến kế toán và hàng tồn kho trong quy trình mua hàng

Trong quy trình mua hàng, các chứng từ thường bao gồm: Purchase Order (đơn hàng mua), Goods Receipt PO (phiếu nhập kho), AP Invoice (hóa đơn mua hàng). 

[img] [/img]

Các giao dịch phát sinh sẽ ảnh hưởng đến thông tin tồn kho và các hạch toán kế toán trong hệ thống SAP Business One như sau:

[img] [/img]

Giả định tình huống sau:

• Có 10 máy in trong kho (In Stock)
• Đã đặt mua thêm 5 cái (Purchase Order)

>>> báo cáo tình trạng kho (Inventory status report) sẽ hiển thị 5 cái ở cột Ordered (đã đặt hàng), kết hợp với 10 cái hiện có trong kho nên chúng ta có thể hứa giao (available to promise) cho khách hàng 15 cái mặc dù trong kho chỉ có 10 cái

• Khi nhà cung cấp giao 5 cái (Goods Receipt PO), lúc này số lượng tồn kho sẽ tăng thêm 5 thành 15 cái, cột ordered đã được giao nên giảm từ 5 thành 0. Lúc này Purchase Order cũng được cập nhật sang trạng thái đã hoàn tất giao hàng (Closed)

Các ảnh hưởng đến hạch toán kế toán

[img] [/img]

• Hạch toán tại thời điểm Goods Receipt PO
  • Nợ Stock account (152/156)
  • Có Allocation account (335/338)

• Hạch toán tại thời điểm AP Invoice
  • Nợ Allocation account (335/338)
  • Nợ Tax account (133)
  • Có Vendor account (331)

Trường hợp không sử dụng Purchase Order và Goods Receipt PO mà tạo AP Invoice trực tiếp:

[img] [/img]

• Không có thông tin Ordered, tồn kho tăng từ 10 thành 15 cái
• Hạch toán kế toán không thông qua tài khoản Allocation account:
  • Nợ Stock account (152/156)
  • Nợ Tax account (133)
  • Có Vendor account (331)