- Tình huống kinh doanh
Doanh nghiệp thường muốn kiểm soát nếu Đơn hàng của khách hàng đang có nợ quá hạn thanh toán cần được cấp có thẩm quyền phê duyệt hoặc đơn mua dịch vụ có giá trị >10 triệu VND phải được giám đốc duyệt.
Với phần mềm ERP SAP Business One, chúng ta có thể cấu hình để giúp các lãnh đạo quản lý và kiểm soát chặt chẽ các tình huống trên một cách dễ dàng.
- Kích hoạt thủ tục phê duyệt
Đường dẫn: Administration >>> System Initialization >>> General Settings. Trong tab BP, tick chọn Enable Approval Process.
- Chọn Enable Approval Process in DI nếu muốn hệ thống áp dụng duyệt đối với các chứng từ tạo từ tầng Data Interface
- Chọn Enable Updating the Document Generated/Updated by Approval Process nếu muốn duyệt các chứng từ được update sau khi đã được duyệt trước đó
- Chọn Enable Orginator to Update the Document Draft in Pending/Approved Status nếu muốn cho phép người tạo chứng từ được update khi trạng thái là Pending/Approved
- Chọn Enable Authorizer to Update Document Draft in Pending Status nếu muốn cho phép người duyệt được update chứng từ đang ở trạng thái Pending
- Cấu hình trạm duyệt (Approval Stage)
Đường dẫn: Administration >>> Approval Process >>> Approval Stages
- 1 trạm duyệt có thể nhiều hơn 1 người duyệt
- Có thể khai báo số lượng đồng ý để chuyển trạng thái Approved
- Có thể khai báo số lượng từ chối để chuyển trạng thái Rejected
- Cấu hình mẫu duyệt (Approval template)
Đường dẫn: Administration >>> Approval Process >>> Approval Templates
Template sẽ bao gồm 4 thành tố cấu thành nên thủ tục duyệt trong hệ thống.
Người khởi tạo chứng từ (Originator)
Khai báo danh sách user khởi tạo chứng từ
Loại chứng từ (Documents)
Chọn loại chứng từ cần được phê duyệt, có thể chọn một hoặc nhiều chứng từ cùng lúc.
Trạm duyệt (Stages)
Khai báo các trạm duyệt có liên quan, có thể 1 hoặc nhiều trạm duyệt. Trình tự trạm duyệt theo thứ tự từ trên xuống dưới. Chứng từ phải được approved ở trạm thứ 1 mới được chuyển sang trạm thứ 2, … cho đến khi trạm cuối duyệt thì chứng từ đó mới hoàn tất thủ tục phê duyệt.
Điều kiện (Terms)
Có 2 tùy chọn:
- Always: chứng từ luôn được gửi đi duyệt
- When the Following Applies:
- Tick chọn điều kiện đã được định nghĩa trước của hệ thống. Trường hợp chọn nhiều điều kiện cùng lúc được hiểu là “or”, nghĩa là 1 trong số đó thỏa thì trả về kết quả ‘TRUE’
- Chọn Query từ danh sách Query đã được tạo. Yêu cầu bắt buộc kết quả trả về của câu Query là ‘TRUE’. Logic “or” cũng được áp dụng trong trường hợp có nhiều câu query được chọn.
- Quy trình phê duyệt
Một chứng từ thỏa 3 thành tố: originator/documents/terms sẽ được hệ thống kích hoạt thủ tục phê duyệt, chứng từ sẽ được lưu ở trạng thái Draft và gửi đến cho các trạm duyệt đã được khai báo trong Approval Template. Sau khi hoàn tất thủ tục phê duyệt, chứng từ đó mới được lưu vào hệ thống và trở thành chứng từ chính thức với trạng thái Open.
- Trạng thái của chứng từ trong quá trình phê duyệt
Draft [Pending]: chứng từ đang đợi duyệt
Draft [Rejected]: chứng từ bị từ chối duyệt
Draft [Approved]: chứng từ đã được duyệt
Draft [Canceled]: chứng từ bị hủy
- Báo cáo tình trạng phê duyệt
Báo cáo Approval Status Report: cho phép người dùng lọc theo trạng thái của chứng từ để có thể theo dõi và nhắc nhở cấp trên nếu vẫn còn đang ở trạng thái pending quá lâu. Mặc dù báo cáo này chủ yếu dành cho originator nhưng authorizer cũng có thể dùng báo cáo này để lọc và thực hiện thao tác duyệt.
Báo cáo Approval Decision Report: cho phép người duyệt (authorizer) lọc theo trạng thái và thực hiện thao tác duyệt tập trung.
- Syntax đặc biệt đối với câu Query cho trường hợp Approval
Câu truy vấn phải lấy được dữ liệu ngay trên chứng từ (Active Window) với các yêu cầu sau:
- Cú pháp $[Table.”Field”]
- Sử dụng SELECT DISTINCT ‘TRUE’
- Query không thể sử dụng để truy vấn dữ liệu ở cấp độ dòng trong lưới chứng từ
Trường hợp truy vấn cho nhiều loại chứng từ có cùng cấu trúc và điều kiện (terms) giống nhau. Cần sử dụng cú pháp:
- $[$Item.Column.0]
- $[$Item.Column.Number]
- $[$Item.Column.Currency]
- $[$Item.Column.Date]
Trong đó Item và Column được xác định bằng cách kích hoạt cơ chế xem thông tin hệ thống View >>> System Information hoặc phím tắt Ctrl + Shift + I
Để thực hiện kiểm tra câu query có trả về kết quả đúng mong đợi hay không, người dùng có thể mở câu query ngay trên chứng từ đang soạn thảo bằng cách:
Tools >>> Queries >>> User Queries >>> Category Name >>> Query
Câu query sẽ chạy dựa trên các số liệu lấy trực tiếp từ Active Window.
