Cách sử dụng chức năng Import from Excel để import Journal Entry

Đường dẫn: Administration >>> Data Import\Export >>> Data Import >>> Import from Excel

Data Type to import: chọn Journal Entry

1. Mapping dữ liệu Journal Entry (JE) theo trình tự cột của file Excel

Để import các giao dịch Journal Entry, người dùng cần mapping dữ liệu cần import với các field của Journal Entry. 

Hình bên dưới mô tả các field của Journal Entry được map theo các cột của Excel:

Sau khi hoàn tất mapping, nhấn nút Save as Template để lưu lại và sử dụng cho các lần import sau này. Người dùng có thể tạo các kịch bản import khác nhau và lưu thành nhiều biến thể. Sau này chỉ việc chọn sử dụng biến thể nào khi thực hiện import.

2. Chuẩn bị dữ liệu ở Excel

Dựa vào trật tự các mapping, điền dữ liệu tương ứng ở các cột ở Excel.

Sau khi hoàn tất, chọn lưu thành định dạng Unicode Text.

3. Thực hiện Import

Chọn chức năng Import from Excel, sau đó thao tác tuần tự:

1. Data Type to Import: chọn Journal Entry
2. File to import: click nút …
3. Chọn file txt đã chuẩn bị trước đó
4. Chọn Open để xác nhận
5. Nhấn nút Import

Hệ thống sẽ xuất hiện cảnh báo nếu đã import thành công sẽ không thể thay đổi thông tin trên các Journal Entry, nhấn Yes để xác nhận đồng ý.

Trường hợp thành công, hệ thống sẽ thông báo tương tự như hình bên dưới nếu import thành công

Trường hợp thất bại, sẽ xuất hiện một cửa sổ Message box để thông báo về lỗi gặp phải.

4. Một số nguyên nhân dẫn đến import không thành công

• Sai kiểu dữ liệu
• Tổng bên nợ <> Tổng bên có
• Thiếu thông tin bắt buộc >>> hệ thống chặn (cost center)
• Thiếu thông tin UDF >>> Transaction Notification chặn (các UDF)
• Các lỗi khác: series, posting date, duedate, document date không hợp lệ,...