Trong nhiều dự án triển khai ERP SAP Business One (SAP B1), đặc biệt ở doanh nghiệp sản xuất, có một cách làm rất quen: hệ thống được cấu hình theo phương pháp giá chuẩn (Standard Cost) với giá = 0 hoặc phương thức kiểm kê định kỳ. Trong tháng, SAP B1 chỉ quản lý lượng nhập – xuất, còn toàn bộ chi phí sản xuất, giá thành và giá vốn hàng bán (COGS) được tập hợp vào cuối kỳ, rồi ghi nhận bằng các bút toán Journal Entry. Cách làm này không sai về kế toán. Báo cáo tài chính vẫn đúng, sổ sách vẫn khớp, dự án vẫn được xem là “chạy ổn”. Nhưng nếu nhìn từ góc độ ERP và quản trị, đây là một sự thỏa hiệp lớn.
Khi triển khai ERP, kỳ vọng quan trọng nhất không phải là ghi nhận đúng số liệu, mà là nhìn được tình hình kinh doanh khi nó đang diễn ra. Nhưng với cách triển khai dự án SAP B1 như vậy, trong suốt cả tháng, ban lãnh đạo không thể biết một đơn hàng đang lãi hay lỗ, một lô sản xuất đang đội chi phí bao nhiêu. Mọi câu trả lời đều phải chờ kế toán phân bổ cuối tháng. Về bản chất, đó không phải là dữ liệu real-time, mà là dữ liệu quá khứ được hợp thức hóa bằng bút toán. Quyết định trong tháng vẫn dựa trên ước tính hoặc Excel, còn SAP B1 chỉ ghi nhận lại kết quả sau cùng.
Ở góc nhìn kế toán, Journal Entry sinh ra để điều chỉnh, không phải để tạo ra giá vốn. Khi phần lớn COGS được hình thành từ bút toán thay vì từ dòng chảy nghiệp vụ, kế toán và quản trị bắt đầu tách thành hai thế giới. Kế toán có số đúng, nhưng quản trị không có số kịp thời.
So với thực tiễn quản trị doanh nghiệp tốt nhất (best practice), khoảng cách là rất rõ. Trong các mô hình quản trị hiện đại, giá vốn được ghi nhận ngay lập tức khi chuỗi nghiệp vụ phát sinh: xuất kho nguyên vật liệu cho sản xuất >>> hoàn thành sản xuất >>> giao hàng. Kế toán và quản trị dùng chung một nguồn dữ liệu, không cần chờ cuối tháng để “hợp thức hóa”. Tất nhiên, để làm được điều đó, hệ thống phải được thiết kế khác: hạch toán tồn kho tự động, kiểm soát luồng sản xuất, dữ liệu nền sạch (bộ định mức sản xuất - Bill of Materials), kỷ luật nhập liệu cao. Chính vì khó, nhiều dự án chọn con đường dễ hơn: hy sinh real-time để đổi lấy sự an toàn ngắn hạn.
Nhưng cái giá phải trả là dài hạn. Khi doanh nghiệp lớn hơn, danh mục sản phẩm nhiều hơn, biên lợi nhuận mỏng hơn, việc không có giá thành real-time khiến quyết định chậm, sai lệch phát hiện muộn và rủi ro tăng cao. Lúc đó, việc thay đổi mô hình giá thành gần như là bất khả thi, vì tổ chức đã quen sống với cách cũ.
Có lẽ, câu hỏi quan trọng nhất không phải là “cách làm này có sai không”, mà là: doanh nghiệp triển khai ERP để hoàn tất sổ sách, hay để điều hành kinh doanh?
Câu trả lời đó sẽ quyết định cách doanh nghiệp nhìn về giá thành sản xuất và dữ liệu real-time.
------------------
Doanh nghiệp của bạn đang dùng SAP Business One hiện đang tính giá thành sản xuất theo cách nào?
Nếu phải chọn một bước để tiến gần hơn đến giá thành real-time, bạn sẽ bắt đầu từ đâu?
