Buổi khảo sát nghiệp vụ đầu tiên của một dự án SAP Business One thường diễn ra khá êm. Các phòng ban họp đầy đủ, nhà triển khai mở giao diện, hỏi phòng này dùng chức năng gì, phòng kia nhập liệu ra sao, hiện tại đang làm trên Excel hay phần mềm nào khác. Mọi người trả lời nhanh, vì đó đều là những việc đã làm suốt nhiều năm. Cuộc họp kết thúc đúng giờ, ai cũng có cảm giác dự án đang đi đúng hướng.
Nhưng rất nhiều dự án đã bắt đầu lệch ngay từ buổi khảo sát như vậy.
Vấn đề không phải vì những câu hỏi đó sai, mà vì chúng chưa chạm vào bản chất. Khi cuộc trao đổi chỉ xoay quanh màn hình và thao tác, SAP được nhìn như một danh sách chức năng cần bật cho đủ, thay vì là một hệ thống giúp doanh nghiệp vận hành tốt hơn. Người dùng nói mình đang làm thế nào, người triển khai cấu hình cho giống nhất để “đỡ thay đổi”. Nghe hợp lý, nhưng lại mang theo một rủi ro.
Bởi vì những gì doanh nghiệp đang làm hôm nay không phải lúc nào cũng là cách làm tốt nhất, mà đôi khi chỉ là cách làm quen thuộc nhất. Có bước tồn tại vì thói quen, có biểu mẫu sinh ra để bù cho hệ thống cũ, có quy trình chỉ vì “từ trước tới giờ vẫn vậy”. Khi những điều đó không được đặt câu hỏi, SAP Business One sẽ được cấu hình để sao chép lại toàn bộ – cả cái tốt lẫn những bất cập.
Khi đó, ERP chỉ là một chiếc áo mới khoác lên cách làm cũ. Ban đầu người dùng thấy quen, nhưng khi vận hành thật, những câu hỏi bắt đầu xuất hiện: vì sao phải qua nhiều bước, vì sao số liệu lên chậm, vì sao báo cáo vẫn phải xuất ra Excel rồi chỉnh lại. Và nhiều lần, câu trả lời là: “Vì SAP B1 nó thế”. Thực ra, SAP B1 chỉ đang phản chiếu đúng những gì đã được quyết định ngay từ giai đoạn khảo sát.
Ở những dự án làm tốt, buổi khảo sát diễn ra khác. Người triển khai không vội mở màn hình, mà bắt đầu bằng câu chuyện công việc: một đơn hàng đi qua những bước nào, chỗ nào thường sai, chỗ nào hay phải sửa. Từ đó, hai bên cùng nhìn ra đâu là bước không tạo giá trị, đâu là dữ liệu bị nhập lặp, và điều gì cần được chuẩn hóa.
Có lẽ, điều quan trọng nhất của khảo sát nghiệp vụ không phải là thu thập đủ thông tin để cấu hình hệ thống, mà là tạo ra sự đồng thuận về cách doanh nghiệp muốn vận hành trong tương lai. Khi có sự đồng thuận đó, SAP Business One chỉ còn là công cụ để hiện thực hóa nó.
---------
Các buổi khảo sát SAP Business One ở doanh nghiệp bạn thuộc về kiểu nào?
Nếu được làm lại, bạn sẽ chọn cách nào ở trên hay sẽ có cách riêng của mình?
