Có một điều rất thú vị mà hầu như ai từng tham gia triển khai SAP Business One (SAP B1) đều từng chứng kiến ít nhất một lần.
Ngày Go-live diễn ra khá suôn sẻ. Hệ thống chạy được, chứng từ vào ra ổn định, báo cáo lên số. Ban lãnh đạo yên tâm vì “ERP đã lên rồi”. Nhân viên thì cố gắng làm quen với giao diện mới, dù còn hơi chậm. Nhà triển khai bàn giao dự án, chụp vài tấm hình kỷ niệm, mọi thứ trông có vẻ đã hoàn tất.
Nhưng rồi thời gian trôi qua. Ban đầu là vài file Excel “tạm thời để đối chiếu”. Sau đó là một bảng Excel khác để “theo dõi cho nhanh”. Rồi dần dần, những quyết định quan trọng lại quay về dựa trên file cá nhân, còn SAP B1 thì được dùng chủ yếu để nhập liệu cuối kỳ. Hệ thống vẫn chạy, không hề lỗi, nhưng vai trò trung tâm mà hệ thống ERP đáng lẽ phải có thì ngày càng mờ nhạt.
Khi câu chuyện này lặp lại đủ nhiều, người ta bắt đầu đặt câu hỏi: có phải SAP Business One không phù hợp với doanh nghiệp của mình? Thực ra, câu trả lời thường đơn giản hơn nhiều. Vấn đề hiếm khi nằm ở phần mềm, mà nằm ở cách chúng ta bước vào dự án ngay từ đầu.
Rất nhiều doanh nghiệp tiếp cận ERP với suy nghĩ rằng mình đang mua một phần mềm để thay Excel. Suy nghĩ đó không sai hoàn toàn, nhưng chưa đủ. ERP không sinh ra để thay thế công cụ nhập liệu, mà để phản ánh cách doanh nghiệp vận hành. Nó giống như một tấm gương, phản chiếu rất trung thực những gì đang diễn ra bên trong tổ chức. Nếu trước đây quy trình chưa rõ ràng, mỗi phòng ban làm theo cách riêng, quyết định phụ thuộc nhiều vào kinh nghiệm cá nhân, thì khi đưa SAP B1 vào, những điểm đó không biến mất mà còn hiện rõ hơn.
Trong nhiều dự án, bước khảo sát nghiệp vụ diễn ra khá nhanh. Người triển khai hỏi người dùng đang dùng chức năng gì, đang làm theo các bước nào, và cấu hình hệ thống sao cho giống nhất với cách làm cũ. Nghe thì có vẻ hợp lý, vì “đỡ thay đổi”, nhưng chính cách tiếp cận này lại khiến SAP B1 trở thành một phiên bản Excel được số hóa, chứ chưa thực sự là một hệ thống quản trị. Những câu hỏi quan trọng hơn như vì sao phải có bước này, bước nào tạo ra giá trị, bước nào chỉ là thói quen lịch sử, thường ít khi được dành đủ thời gian để bàn tới.
Khi hệ thống mới chỉ đang sao chép cách làm cũ, người dùng ban đầu có thể thấy quen, nhưng khi gặp tình huống mới, họ bắt đầu cảm thấy SAP Business One “cứng”, “khó dùng”, “không linh hoạt”. Thực ra, SAP B1 chỉ đang làm đúng những gì nó được yêu cầu làm từ đầu.
Một yếu tố khác cũng thường xuất hiện trong các dự án không đi đến nơi đến chốn là vai trò của key user. Trên giấy tờ, dự án nào cũng có key user, nhưng trong thực tế, không phải ai mang danh key user cũng có đủ quyền hạn và trách nhiệm. Có người rất giỏi nghiệp vụ nhưng không có tiếng nói. Có người được giao làm key user nhưng chỉ đóng vai trò truyền đạt, mọi quyết định đều phải chờ cấp trên. Khi không có ai đứng ra chịu trách nhiệm cho bức tranh tổng thể, hệ thống sẽ dần bị chỉnh sửa theo từng yêu cầu nhỏ lẻ, mất đi tính nhất quán vốn là linh hồn của ERP.
Rồi đến lúc Go-live, một số doanh nghiệp vô tình xem đó là dấu chấm hết của dự án. Trong khi thực tế, Go-live chỉ là thời điểm bắt đầu sử dụng SAP B1 trong đời sống thật, với áp lực thật và vấn đề thật. Những khó khăn lớn nhất thường chỉ xuất hiện sau đó, khi người dùng phải vận hành theo thời gian thực, khi dữ liệu bắt đầu tích lũy, và khi các phòng ban phải phối hợp chặt chẽ hơn. Nếu giai đoạn này không được theo dõi, hỗ trợ và điều chỉnh, hệ thống rất dễ bị bỏ rơi, dù về mặt kỹ thuật nó vẫn hoạt động hoàn toàn bình thường.
Nhìn lại, có thể thấy rằng hệ thống SAP B1 không phải là đũa thần, SAP B1 không được thiết kế để giải quyết mọi vấn đề của doanh nghiệp. Thứ nó mang lại là một khung vận hành chuẩn, một nền tảng dữ liệu thống nhất, và một cơ hội để doanh nghiệp nhìn lại chính cách mình đang làm việc. Khi doanh nghiệp sẵn sàng thay đổi, sẵn sàng chuẩn hóa và kiên nhẫn đi qua giai đoạn đầu khó khăn, SAP B1 phát huy giá trị rất rõ ràng. Ngược lại, nếu ERP chỉ được xem là việc của nhà cung cấp, thì dù hệ thống có tốt đến đâu, kết cục “chết yểu” cũng rất dễ xảy ra.
Có lẽ câu hỏi quan trọng nhất không phải là “SAP Business One có phù hợp hay không”, mà là: doanh nghiệp đã sẵn sàng coi ERP là một phần của cách mình vận hành hay chưa. Khi câu hỏi đó được trả lời một cách nghiêm túc, rất nhiều vấn đề khác sẽ tự nhiên sáng tỏ.
Trong dự án SAP Business One của bạn, khó khăn lớn nhất đến từ phần mềm hay từ cách người dùng cần thay đổi?
