Trong nhiều dự án SAP Business One, hệ thống vẫn chạy, chứng từ vẫn vào, báo cáo vẫn lên. Nhưng sau một thời gian, người dùng bắt đầu thấy “khó chịu”:
- Tìm cùng tên vật tư lại ra nhiều mã khác nhau, nên báo cáo số lượng tồn kho trên hệ thống không còn phản ánh đúng trên thực tế.
- Có khi ban đầu vật tư được khai báo ở nhóm nguyên vật liệu (sử dụng tài khoản 152) sau đó lại được thay đổi sang bao bì (sử dụng tài khoản 153), kết quả là báo cáo Inventory Audit Report bị sai. Lúc ấy, người ta thường nghĩ đến lỗi hệ thống hoặc nghiệp vụ phức tạp. Ít ai quay lại một thứ rất căn bản: Master Data.
Ở giai đoạn triển khai, Master Data thường được chuẩn bị khá nhanh. Dữ liệu được gom từ Excel, từ phần mềm cũ, rồi import vào hệ thống để kịp tiến độ. Cách làm này không sai, nhưng nếu chỉ tập trung “đưa dữ liệu vào cho đủ”, mà không dừng lại để thống nhất cách đặt mã, cách phân nhóm, hay ý nghĩa thực sự của từng loại dữ liệu, thì ngay từ ngày đầu, hệ thống đã mang trong mình những rủi rỏ không hề nhỏ.
Ban đầu, những mâu thuẫn ấy rất khó nhận ra. Nhưng càng về sau, khi dữ liệu tích lũy nhiều hơn, vấn đề bắt đầu lộ rõ.
- Cùng một mặt hàng nhưng tồn kho lại nằm ở hai mã khác nhau, nên dù đã chạy MRP để tính tối ưu mua hàng mà thực tế vẫn còn dư.
- Mặc dù tổng giá trị hàng tồn kho đúng nhưng giá trị của từng nhóm đã không còn khớp với giá trị tài khoản hàng tồn kho trên bản cân đối tài sản.
Trong những dự án được làm bài bản, Master Data không được xem là việc nhập liệu, mà là một quyết định về cách doanh nghiệp muốn quản lý thông tin của mình. Tên gọi phải thống nhất, cấu trúc mã phải có ý nghĩa, phân nhóm phải phản ánh đúng cách doanh nghiệp nhìn sản phẩm, khách hàng, nhà cung cấp. Những buổi trao đổi về Master Data thường không sôi nổi như bàn về quy trình, nhưng lại âm thầm quyết định việc hệ thống sau này có “sạch” hay không.
(khi tạo mới / chỉnh sửa Master Data cần được duyệt trước khi sử dụng)
Có một điều rất thực tế: nếu Master Data rõ ràng, người dùng ít cần hướng dẫn hơn, số liệu luôn chuẩn chỉnh, và những tranh luận “số liệu nào đúng” cũng giảm đi rất nhiều. Ngược lại, nếu Master Data mơ hồ, mọi nỗ lực tối ưu quy trình về sau đều trở nên nặng nề, vì nền móng dữ liệu đã không còn vững.
Có lẽ, Master Data trong SAP Business One không phải là phần việc hấp dẫn nhất của một dự án, nhưng lại là phần việc khó sửa nhất nếu làm sai. Nó giống như việc đặt nền móng cho một ngôi nhà: khi mọi thứ còn đang trống trải, chỉnh sửa rất dễ; khi nhà đã có người ở, mỗi thay đổi đều trở nên phức tạp.
Hệ thống bạn đang sử dụng có gặp tình trạng này chưa? nếu có bạn đã giải quyết vấn đề đó như thế nào? Diễn đàn rất muốn nghe chia sẻ từ các bạn.
