Sáu tháng sau Go-live, ban lãnh đạo thường hỏi: “Vì sao số liệu trên ERP SAP B1 vẫn chưa thể xem theo thời gian thực?”. Hệ thống vẫn chạy, chứng từ vẫn vào, cuối kỳ vẫn khóa sổ, nhưng khi cần xem nhanh tồn kho, công nợ hay lợi nhuận, mọi người vẫn phải chờ tổng hợp hoặc xuất ra Excel. ERP đã có mặt, nhưng “real-time” thì chưa đến.
Thực tế, SAP Business One không tự nhiên trở thành hệ thống real-time chỉ vì đã Go-live. Trong nhiều dự án, có vài nguyên nhân quen thuộc khiến dữ liệu dù đã có trong hệ thống nhưng vẫn chưa thể dùng ngay để ra quyết định.
Nguyên nhân phổ biến nhất là dữ liệu không được nhập tại thời điểm phát sinh. Nhiều bộ phận vẫn làm việc trước, rồi cuối ngày hoặc cuối tuần mới nhập vào SAP B1. Kho xuất hàng xong mới nhập phiếu, kế toán nhận hóa đơn vài hôm sau mới ghi nhận. Khi dữ liệu đi sau thực tế, hệ thống không thể phản ánh tình hình hiện tại, dù về mặt kỹ thuật vẫn hoạt động bình thường.
Nguyên nhân thứ hai là dữ liệu cơ sở (Master Data) chưa đủ sạch. Mã vật tư trùng lặp, phân nhóm không nhất quán, khách hàng được tạo theo nhiều cách khiến báo cáo khó tổng hợp ngay. Người dùng buộc phải lọc lại, chỉnh tay, đối chiếu. Khi phải mất thêm bước kiểm tra, “real-time” tự nhiên bất khả thi.
Nguyên nhân tiếp theo là quy trình chưa khép kín trong SAP Business One. Một số bước vẫn diễn ra bên ngoài hệ thống: duyệt giá qua email, theo dõi công nợ bằng bảng riêng, kiểm soát kho bằng sổ tay. Khi một phần công việc nằm ngoài SAP B1, bức tranh dữ liệu luôn thiếu mảnh ghép, dù chứng từ cuối cùng có được nhập vào hệ thống.
Ngoài ra, thói quen sử dụng báo cáo cũng ảnh hưởng lớn. Nhiều doanh nghiệp chỉ xem số liệu cuối ngày hoặc cuối tháng, không dùng SAP Business One để trao đổi và ra quyết định hằng ngày. Dữ liệu có thể đã sẵn sàng, nhưng nếu không được dùng, nó không bao giờ trở thành real-time trong thực tế.
Cuối cùng, và cũng là nguyên nhân sâu nhất, là nhân sự vận hành hệ thống SAP B1 chưa hoàn toàn thay đổi được tư duy để vận hành hệ thống theo chuẩn. Khi quy trình vận hành và nhập liệu trên SAP B1 trở thành thủ tục, không phải công việc cốt lõi. Người dùng sẽ nhập khi rảnh, khi bị nhắc, hoặc khi đến kỳ báo cáo.
Điểm chung của tất cả những điều này là: chúng không phải lỗi phần mềm. Real-time không đến từ ERP, mà đến từ cách đội ngũ vận hành của doanh nghiệp. Khi dữ liệu được nhập đúng lúc, quy trình được khép kín, dữ liệu Master Data đủ sạch và ERP trở thành nơi mọi người tìm câu trả lời hằng ngày, thì real-time sẽ tự nhiên xuất hiện.
------------
Điều gì khiến dữ liệu của bạn chưa thể Real-time: thói quen nhập liệu, Master Data hay cách doanh nghiệp ra quyết định? Nếu chỉ được sửa một điểm, bạn sẽ chọn điểm nào?
