9 dấu hiệu nhận biết khách hàng khai thác không hiệu quả hệ thống SAP B1

SAP Business One (SAP B1) là một giải pháp ERP mạnh mẽ dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. Tuy nhiên, nếu không sử dụng đúng cách hoặc khai thác chưa tối ưu, doanh nghiệp có thể không tận dụng được hết tiềm năng của hệ thống. Dưới đây là các dấu hiệu nhận biết khách hàng đang sử dụng SAP B1 không hiệu quả:

1. Nhân viên thiếu kỹ năng sử dụng hệ thống

• Nhân viên chưa được đào tạo đầy đủ dẫn đến sử dụng sai hoặc không sử dụng hết các tính năng.
• Tần suất yêu cầu hỗ trợ từ đội ngũ IT hoặc nhà cung cấp tăng cao do lỗi vận hành.

2. Dữ liệu cơ sở (master data) trùng lắp hoặc không chính xác

• Thông tin khách hàng & nhà cung cấp (business partner master data), danh mục hàng hóa vật tư (item master data) hoặc các dữ liệu sản xuất (capacity / resources / routing / BOM) bị trùng lặp hoặc không chính xác gây ra lỗi khi phát sinh các giao dịch và hệ quả dẫn đến dữ liệu sai đối với các báo cáo tổng hợp, phân tích.

3. Hiệu suất hệ thống chậm hoặc lỗi thường xuyên

• Hệ thống chạy chậm, báo lỗi, hoặc thường xuyên phải bảo trì do cấu hình chưa phù hợp
• Không duy trì hoạt động bảo trì hàng năm (annual maintenance) với hãng SAP
• Không thực hiện nâng cấp phiên bản mới hoặc vá lỗi (patch) định kỳ.

4. Không tận dụng các module phù hợp và quy trình thực tiễn tối nhất (best practice)

• Chỉ sử dụng một vài module (Fiancicals và/hoặc Inventory) của SAP B1, thiếu kết nối giữa chúng trong bức tranh tổng thể các hoạt động của doanh nghiệp như:
• Không triển khai các module bổ sung hoặc add-on để đáp ứng nhu cầu kinh doanh đặc thù: hệ thống MES trong việc lập kế hoạch, điều độ và thực thị sản xuất.

5. Thiếu quy trình kiểm soát nội bộ

• Không thiết lập các quy trình phê duyệt (approval), phân quyền người dùng (authorization), hoặc kiểm soát giao dịch (Transaction Notification) trong SAP B1, dẫn đến rủi ro về bảo mật hoặc sai quy trình, sai dữ liệu phục vụ yêu cầu báo cáo đặc thù của doanh nghiệp.

6. Phản hồi tiêu cực từ người dùng

• Nhân viên phàn nàn rằng hệ thống phức tạp, khó sử dụng, hoặc không đáp ứng được nhu cầu công việc, đặc biệt trong các phân hệ sản xuất, giá thành sản xuất, đối chiếu công nợ, tài chính kế toán,...
• Lãnh đạo cảm thấy hệ thống không mang lại giá trị như kỳ vọng, dẫn đến thiếu sự cam kết trong việc cải thiện, nâng cấp.

7. Lập kế hoạch MRP không hiệu quả

• Không sử dụng hoặc sử dụng không đúng chức năng lập kế hoạch nhu cầu nguyên vật liệu (MRP) trong SAP B1, dẫn đến thiếu hụt hoặc dư thừa hàng tồn kho gây khó khăn cho hoạt động sản xuất và kinh doanh.
• Kế hoạch sản xuất không được đồng bộ với nhu cầu thực tế của đơn hàng, gây chậm trễ hoặc lãng phí, dẫn đến việc sử dụng thiếu hiệu quả các nguồn lực của doanh nghiệp.

8. Không khai thác hiệu quả phân hệ sản xuất

• Không sử dụng hoặc sử dụng sai chức năng quản lý định mức nguyên vật liệu (BOM) và lệnh sản xuất, dẫn đến sai lệch trong kế hoạch sản xuất.
• Quy trình sản xuất chưa được cấu hình để sử dụng resources (nguồn lực sản xuất) & capacity (năng lực sản xuất), gây khó khăn trong việc kiểm soát tiến độ sản xuất và thực hiện cam kết với khách hàng về giao hàng.
• Giá thành sản xuất chưa được cấu hình phù hợp để tính toán theo thời gian thực, gây khó khăn cho công tác điều hành giá bán sản phẩm phù hợp với định hướng kinh doanh của doanh nghiệp.

9. Không tích hợp với các hệ thống khác

• SAP B1 chưa được tích hợp với các phần mềm hoặc công cụ khác ( CRM, E-invoice, hệ thống MES cho sản xuất, kiểm soát chất lượng, bảo trì máy móc sản xuất,…) để gia tăng khả năng đáp ứng yêu cầu quản trị tổng thể của doanh nghiệp.
• Người dùng phải nhập dữ liệu nhiều lần vào các hệ thống rời rạc khác nhau, ví dụ: dữ liệu hóa đơn điện tử, dữ liệu hoạt động CRM, sản xuất, lịch bảo trì bảo dưỡng,…

Giải pháp khắc phục

Để khai thác SAP B1 hiệu quả hơn, doanh nghiệp cần:

• Đào tạo nhân viên: Tổ chức các khóa đào tạo định kỳ.
• Tối ưu hóa quy trình: Chuẩn hóa và áp dụng toàn bộ quy trình kinh doanh chuẩn của SAP B1.
• Tùy chỉnh hệ thống: Tùy biến, phát triển các add-on, hoặc tích hợp giải pháp phù hợp với nhu cầu.
• Nâng cấp và bảo trì: Đảm bảo hệ thống luôn được cập nhật thường xuyên.
• Tư vấn chuyên gia: Làm việc với nhà cung cấp hoặc đối tác SAP B1 để đánh giá và cải thiện cách sử dụng và khai thác hiệu quả hệ thống SAP B1.